Herramientas para eLearning: Gdocs

Uno de los grandes dolores de cabeza de quienes trabajan colaborativamente en la edición de documentos es tener múltiples versiones del mismo. Incluso, todo se complica más cuando dos miembros del equipo están trabajando en el documento e identifican sus trabajos con el mismo número de versión. Al final, nunca se sabe cuál es la versión final que contiene los aportes de todos.

Ante esta realidad, Google ha tenido una muy buena idea: un sistema de documentos on-line en el cual pueden trabajar incluso al mismo tiempo los miebros del equipo, quedando en la red la verdadera última versión del documento. Igualmente, si los autores desean ver las versiones anteriores, pueden acceder con facilidad a ellas.

Gdocs contienes todos los elementos de una oficina virtual: procesador de palabras, hoja de cálculo, presentaciones y documentos pdf.

Como ayuda para los trabajos colaborativos, encontramos las siguientes facilidades:

• Posibilidad de trabajo de varias personas en un mismo documento, ya sea al mismo tiempo o de manera asincrónica;
• Disponibilidad del documento en todas partes, pues está colgado en la red;
• Posibilidad de subir documentos en los formatos más utilizados como lo son MS Office y Open Office;
• Autoguardado cada 20 segundos;
• Capacidad de compartir el documento con las personas elegidas por el autor, ya sea con capacidad de edición o con la posibilidad de editar por parte de los invitados.
  

Desde mi experiencia con el uso de Gdocs, es necesaria una cultura institucional para ello, pues muchos usuarios están viciados con el uso de una oficina virtual determinada o les cuesta tener confianza en que los documentos permanecen privados y seguros en Gdocs. Vencida esa dificultad, la herramienta es útil y práctica.